Evento grande porte x pequeno porte

Diferença entre um Evento de Grande Porte e Pequeno Porte

O que é mais difícil de organizar, um mega evento, tipo Rock'n Rio ou um evento simples, como um jantar de confraternização para 10 executivos?

Avaliação do Briefing

Organizar um evento, de qualquer natureza, de qualquer porte, nunca é tarefa fácil e quem já organizou um, sabe muito bem do que estou falando. Cada evento é único e seu grau de dificuldade de execução está associado a fatores como prazos, recursos, planejamento e relevância e não, como pode parecer à primeira vista, simplesmente ao seu porte ou magnitude. Aliás, avaliar o grau de dificuldade do evento por seu porte é um pecado mortal para um organizador. Evidentemente que, quando se trata de um mega evento, é natural a existência de uma maior preocupação com sua organização. O grande problema reside na organização dos eventos de pequeno porte, os chamados "eventos simples" (como se existissem eventos assim), pois a preocupação com sua organização é reduzida, por vezes, pelo próprio solicitante que, ao passar o briefing, insiste em que se trata de algo "simples", de fácil organização.

Cuidado, não caia nessa armadilha! Essa talvez seja a primeira grande lição, aprendida por alguns a duras penas, de que todo evento é complexo e seu grau de dificuldade de execução não deve ser avaliado por seu porte, mas, sim, pelo contexto, prazo, recursos e importância. Então, respondendo à questão inicial, podemos afirmar que todo evento, independente de porte, requer um nível de atenção e empenho por parte dos organizadores para que sua execução seja um sucesso.


Planejamento é essencial

O segundo passo para se obter a excelência na organização de um evento é o planejamento. Um bom planejamento é essencial, pois um evento envolve variáveis controláveis e, infelizmente, variáveis incontroláveis. Essas é que são o problema, pois são incontroláveis, imprevisíveis, e podem comprometer todo o evento. Nunca se esqueça que o grau de excelência da organização de um evento é medido por seu resultado final. Se o evento foi um fracasso, não importa o quanto o organizador tenha motivos justos e plausíveis para explicar as falhas, porque nada disso será levado em conta. Portanto, não adianta ter boas desculpas. O que é preciso é evitar os problemas. Por esse motivo, o planejamento de um evento deve trabalhar com as duas variáveis, sempre. Não se obtém a excelência simplesmente planejando o que e como as coisas "devem" acontecer (variáveis controláveis).

Tão importante quanto, é planejar também o que não é previsto, mas pode acontecer, e o que se deve fazer nesses casos. Portanto, um bom planejamento além de prever detalhadamente o que deve ser feito, como será feito, quem será o responsável, quais os recursos humanos e materiais necessários, investimento demandado e cronograma de ações, deve simular quais os eventos não previstos prováveis, e qual a conduta para cada um deles. É preciso ter um plano de contingência para cada diferente cenário adverso possível. É evidente que não se pode prever ou imaginar tudo o que pode acontecer fora do previsto na organização de um evento, mas uma simulação de alguns fatos mais "possíveis" reduzirá sensivelmente o nível de risco. Alguns exemplos clássicos: e se chover no dia? e se faltar energia? e se a atração principal não aparecer? São itens não previstos, mas que podem acontecer e comprometer todo o trabalho de organização e... adeus excelência. Perca tempo no planejamento, não tenha pressa. Simule o evento, cheque os itens, monte cenários adversos, informe-se sobre resultados de eventos similares. Essas medidas podem ajudar muito a montar um bom planejamento.

O tempo economizado aqui pode custar muito mais no futuro. Pense que cada item não previsto no planejamento irá aparecer na hora da execução e terá que, de alguma forma, ser equacionado (podendo ser eliminado ou adaptado), só que aí de forma improvisada e com um grau de risco muito superior ou até, dependendo de sua importância no contexto, comprometer todo o evento. Acredite, já houve casos de um simples transformador de energia acabar com um evento, cujo foco central era a exibição de um vídeo, que simplesmente não pode ser exibido, pois o local tinha energia em 220v, o equipamento era 110v e, como o local era distante de grandes centros, não havia transformador disponível em um raio de 100 km. Anfitriões e convidados parados, uns olhando para os outros... constrangimento geral e, certamente, um emprego perdido ou um prestador de serviços sem cliente.

Fornecedores, os parceiros

Não importa se a organização é feita internamente ou terceirizada, via agência ou empresa especializada, sempre haverá fornecedores no processo. Trabalhar com fornecedores confiáveis e de boa qualidade é fundamental. A regra é simples: sem fornecedores de qualidade não se obtém excelência, assim como é impossível fazer um bolo gostoso sem ingredientes certos e de qualidade. Portanto, muito cuidado ao contratar fornecedores sem referências, desconhecidos e duvide sempre dos que aceitam trabalhar com preços abaixo do mercado, prazos exíguos. Condições que, muitas vezes, o próprio contratante impõe. Não se iluda, milagre não existe. Portanto, não o peça ao seu fornecedor e, se por acaso, você pedir e ele aceitar, desconfie.

Maior profissionalização

A excelência na organização de eventos, como um fator subjetivo, sempre estará condicionada ao padrão de exigência do mercado. Nesse sentido, podemos observar que o nível de profissionalização do setor é uma necessidade iminente. Ao contrário do que ocorria antigamente, quando os eventos eram encarados como "festas" ou atividades complementares, hoje eles são parte importante das estratégias de marketing das empresas. Os eventos ganham, cada vez mais, destaque no composto mercadológico, recebendo mais recursos e importância estratégica. Como conseqüência, o nível de exigência quanto à criatividade e qualidade de execução fica cada vez maior, obrigando os organizadores a apresentarem graus de profissionalismo cada vez mais elevados. O tempo dos amadores do setor está acabando. A concorrência será cada vez maior e somente os que apresentarem padrão de qualidade compatível com as exigências do mercado sobreviverão. Sem excelência na concepção, planejamento e execução, não há mais como sobreviver no setor.

retirado de "Organizando Eventos"